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项目管理发展新阶段:PRINCE2
作者:佚名    文章来源:CIO时代网论坛    点击数:7210    更新时间:2009/4/7    

项目管理发展新阶段:PRINCE2(中)

其中管理要素包括组织(Organisation)、计划(Plans)、控制(Controls)、项目阶段(Stages)、风险管理(Management of Risk)、在项目环境中的质量(Quality in a project environment)、配置管理(Configuration Management)以及变化控制(Change Control)等8类管理要素。这些管理要素是PRINCE2管理的主要内容,它们的管理贯穿于8个管理过程中。

图4 PRINCE2管理要素

Prince2提供从项目开始到项目结束覆盖整个项目生命周期的基于过程(process-based)的结构化的项目管理方法,共包括8个过程,每个过程描述了项目为何重要(Why)、项目的预期目标何在(What)、项目活动由谁负责(Who)以及这些活动何时被执行(When)。它们是:指导项目Directing a Project (DP),开始项目Starting up a Project (SU),启动项目Initiating a Project (IP),管理项目阶段边线Managing Stage Boundaries (SB),控制一个阶段Controlling a Stage (CS),管理产品交付Managing Product Delivery (MP),结束项目Closing a Project (CP),计划Planning (PL)。其中,DP和PL过程贯穿于项目始终,支持其他六个过程。

图5 PRINCE2管理过程

PRINCE2手册还介绍了在项目管理过程中常用到的一些技术:基于产品的计划(Product-based planning)、变化控制方法(Change Control approach)、质量评审技术(Quality Review technique)以及项目文档化技术(Project filing techniques)。有效使用这些技术为项目管理的成功提供了有力的保障。

PRINCE2将8类管理要素(component)、8个管理过程(process)以及4种管理技术(technology)进行了整合,勾画出项目管理的全部视野。如下图所示:

图6 PRINCE2管理视野

4.引入PRINCE2带来的好处

无论我们何时决定做何事:去某个地方,构造某种东西,完成某些事情,等等一切。我们都需要知道一些问题的答案:我们在做何事?什么时候开始?我们需要什么?我们能否按时完成?是否还需要帮助?时间多长?成本多大?这些问题通常是我们开始一个项目时需要回答的,问题的答案正是构建项目管理的重要组成部分--定义我们想做的事,以及我们能够实现的最好方式。

然而,现实中项目失败却经常发生--时间、成本、进度不能很好地保持。以下是一些常见的原因:

·资源(人、物、时间)和活动(过程)间缺乏很好的协调

·各利益相关者间缺乏有效的交流,导致发布的产品不合用户的需要

·对项目周期、成本缺乏足够的估计,导致项目延期和费用超支

·缺乏对过程的控制

·缺乏质量、风险控制

PRINCE2借鉴和综合了业界成功的项目管理实践(最佳实践),为项目管理提供了结构化的管理方法。结构化的项目管理意味着依据逻辑可行的(logical)、合理组织的(organised)、定义明确的(defined)步骤进行项目管理。

PRINCE2认为一个项目应具有:

PRINCE2项目具有以下特点:

·有限的和定义明确的生命周期

·定义明确、可测度的商业产出(business products)

·为获得商业产出定义了一系列相应的活动(activities)

·明确定义了资源总量

·为高效地管理项目,定义了组织结构,明确了组织结构中人员的角色及其相应的职责

通过可控的使用资源,PRINCE为项目管理者、执行者以及组织带来了诸多好处,能更加有效的管理项目和项目风险。

PRINCE内置了在项目管理实践中已证明成功的最佳实践(best practice),通过为所有参与者提供的通用语言,便于被广泛理解和接受。PRINCE鼓励对项目责任正式的确认(谁具体负责什么),强调项目交付什么(what)、为何交付(why)、交付时间(when)、为谁交付(whom)。PRINCE能带给项目:

·可控的组织良好的开端、过程、结尾

·在决策关键点(decision point)时重新审视项目计划和业务状况

·自动管理和控制对计划的任何偏离

·股东和高级管理者只是在恰当的时机介入项目

·在项目组、项目管理层、组织的其他人员间搭建畅通的交流通道

使用PRINCE,项目管理者能够:

·在项目开始前搭建参考标准作为项目启动的先期条件

·辅以明确定义的结构来委任人员、授权职责以及相互间交流

·将项目切分为可管理、控制的各个阶段,以便更精确的计划

·提供定期的、简短的管理报告

·在项目关键点上组织高级管理层和股东开会,但这样的会议被减少到最低限度

对于那些直接使用项目产出结果的人士,PRINCE带给他们:

·参加制定所有关于项目的决策

·如果愿意,可以完全监督项目每天的进展

·在整个项目周期过程中提供质量检查,以确保项目完全满足自己的需求

对于高级管理层,PRINCE提供"例外控制(management by exception)"的概念,让他们完全熟悉项目的状态,但不需要花时间参加定期的、耗时的各种会议。

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